WORKFLOW
WORKFLOW
“Con esta herramienta organizas actividades sistematizadas con miras a la consecución de los objetivos generales"
¿Qué es workflow o flujo de trabajo?
Es un sistema de colaboración, en el que
el personal, desarrolla las actividades del negocio de modo automatizado en una
parte o la totalidad de éste a través de métodos y sistemas informáticos, y de
esta manera colabora en alcanzar los distintos objetivos parciales, así como
los objetivos organizativos.
Comprende el estudio de los aspectos
operacionales de esa actividad de trabajo que como se indicado se realiza en
forma automatizada, es decir revisar y analizar cómo se estructuran las tareas
su orden correlativo, su sincronización, el fluido de la información y el
seguimiento.
Existen tres Tipos de actividad en los
flujos de trabajo: actividades cooperativas, actividades colaborativas y
actividades de coordinación; y dos tipos de workflow principales: workflow ad
hoc y workflow procedimental.
¿Cuál es su principal objetivo?
Consideramos que un workflow facilita o
automatiza la realización de una parte o la totalidad de un proceso de negocio
mediante métodos y sistemas informáticos, propiciando que interactúen los
participantes según un conjunto de reglas definidas, cuyo propósito es alcanzar
el objetivo de negocio; en ese sentido busca que estos métodos y sistemas
agilicen el proceso.
El principal objetivo de los flujos
de trabajo consiste en reducir el tiempo y acelerar la realización de un
trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas, incluso
permitiendo trabajar en equipo desde diferentes lugares. Además de esto, puede
facilitar la movilidad del personal, mecanizar y automatizar métodos y
organización en la información, ofrecer mecanismos de control y seguimiento de
procedimientos de la empresa, agilizar el proceso de intercambio de información
y toma de decisiones de la empresa, independizar el flujo de trabajo y método
de quien lo realiza, etc. Puede ser muy interesante en el trabajo de gestión de staocks o
control de existencias así como también en la gestión documental. Principalmente, el workflow busca seguir la
realización y consecución de las tareas o trabajos por medio de una secuencia
de tareas del proceso de negocio. De esta manera organiza y controla recursos,
tareas y las reglas para completar este proceso buscando una mayor agilidad y
la descentralización de actividades comerciales y administrativas
principalmente. Con esto se puede conseguir un control de todas las etapas a la
vez que la automatización de los procesos de trabajo, por lo cual las
tareas, información y documentos pasan por los participantes mediante unos
procedimientos que se han establecido. Para ello en muchos casos se recurre a
muchas aplicaciones informáticas y software que ayudan a controlar el flujo de
trabajo en todos sus aspectos. Como podemos ver, es una labor que facilita
mucho los procesos de trabajo mediante su automatización y control, por lo que
muchas empresas lo utilizan, de hecho muchas de ellas cuentan con aplicaciones
para la realización de los procesos de trabajo en la empresa ya que esto
consigue en un mayor crecimiento de la empresa que puede derivar en una mayor
competitividad y mejores resultados.[i]
En un workflows, existe un sistema
integral de procesamiento de información en todo el proceso de organización.
Los sistemas de gestión de workflows son
una nueva tecnología de procesamiento de la información, que ayuda a la
implantación de los procesos en las organizaciones, y que se adapta con
facilidad a los cambios en entornos dinámicos.
Los procesos referidos no sólo
involucran a la propia organización; procesos de reclamación en una compañía de
seguros, procesos de concesión de préstamos financieros en una entidad
bancaria, etc., sino que también abarcan procesos interorganizativos; es el
caso de procesos de fabricación, que comienzan por la elaboración de los partes
de pedido a los proveedores así como las órdenes de compra, mientras se llevan
a cabo los procesos de planificación de la producción.
Según los autores Leymann y Roller se
pueden establecer las siguientes categorías de workflow:[ii]
VIDEO:
https://www.youtube.com/watch?v=7GMpBZpjfqc&t=165s
[i] https://www.gestion.org/que-es-workflow-o-flujo-de-trabajo/
[ii] Solana,P y Pérez-González, D “Qué es un Workflow”. Subido el 16 de marzo del 2021 Fuente: Comercio Electrónico y Sistemas de Colaboración: hacia la Gestión Integrada de la Cadena de Valor – Pedro Solana-González y Daniel Pérez-González. Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com. Recuperado de https://www.evaluandoerp.com/que-es-un-workflow/
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